Dla profesjonalistów w branży nieruchomości, przechodzących ze środowiska biurowego do domowego, wirtualne spotkania stały się częścią codziennego życia. Poza zaletą możliwości stałego kontaktu z kolegami i klientami, technologia zdalnych konferencji – jak np. Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business i Zoom – dała możliwość biznesowi “pozostawienia otwartych drzwi” w trakcie pandemii koronawirusa.
“Po pierwsze musimy zająć się naszym zdrowiem i rodziną, a potem relacjami, jakie mamy z klientami i kolegami – komunikując się bardziej niż kiedykolwiek wcześniej” mówi Jessica Fox Wimmer. „Wirtualne spotkania są świetnym sposobem, aby dzielić się naszymi przemyśleniami i wyznaczać oczekiwania, mogąc wciąż odczytywać język ciała. Dobrze przeprowadzone, mogą nas wynieść na pozycję lokalnych ekspertów i liderów w naszym biznesie.”
I choć wiele jest korzyści ze spotkań wirtualnych, musimy do nich podchodzić z taką samą rozwagą, przygotowaniem i zamierzeniem jak do spotkań osobistych, aby mieć pewność, że uczestnicy wyniosą z nich jak najwięcej. Zanim zorganizujesz spotkanie grupowe, albo spotkanie z klientem online, zapoznaj się z listą ośmiu strategii. Wszystkie one pomogą Ci przeprowadzić spotkanie, które będzie miało wpływ na uczestników i sprawi, że będą z niego zadowoleni.
Zabezpiecz swoją przestrzeń
Przede wszystkim, priorytetowo potraktuj wdrożenie wszelkich zabezpieczeń dotyczących prywatności. Szczególnie teraz, gdy pojawia się “psucie” spotkań zoom – tzw. “Zoom-bombing”. Jest to sytuacja, w której obca osoba wchodzi na spotkanie i wprowadza chaos. (np. Nadmiernie wykorzystuje funkcje udostępniania ekranu, wpisuje nieodpowiednie komentarze, itp.).
źródło: Zoom
Istnieje kilka sposobów, aby uniknąć tego, jeśli Zoom jest twoim głównym narzędziem do wideokonferencji:
• Wygeneruj ID spotkania.
• Wymagaj hasła, którym podzielisz się tylko z uczestnikami.
• Wykorzystaj opcję poczekalni, w której uczestnicy czekają aż ty – organizator spotkania zezwolisz na dołączenie się.
• Zorganizuj spotkanie tylko na zaproszenia. Oznacza to, że będą mogli wejść tylko uczestnicy z adresu, na które wysłałeś zaproszenie.
• Po rozpoczęciu spotkania, zablokuj je.
• Zablokuj możliwość udostępniania ekranu innym uczestnikom.
Jeśli jakiś niechciany użytkownik znajdzie sposób aby wejść na spotkanie, usuń go i zablokuj możliwość ponownego dołączenia. Jeśli używasz aplikacji Google Hangouts, umieść kursor nad imieniem użytkownika i naciśnij “blokuj”.
Powitaj uczestników agenda
Gdy wszyscy uczestnicy dołączą do spotkania, przywitaj ich ciepło i podziel się agendą zawierającą pola do odhaczania. Przejdź przez agendę i daj chwilę na pytania/obawy. Kiedy wszyscy zrozumieją program i będą gotowi, zacznij spotkanie. Prosta agenda może korzystnie wpłynąć nawet na krótkie, typowe spotkanie.
Dlaczego?
• Pokazuje to uczestnikom, że spotkanie ma jakiś cel.
• Sprawia, że grupa jest skupiona
• Pomaga uczestnikom przygotować pomysły, pytania i rozwiązania na spotkanie.
Wykorzystuj Czat
Funkcja czatu podczas spotkania, która dostępna jest na większości platform, umożliwia uczestnikom wysyłanie wiadomości do każdej osoby z grupy lub do poszczególnych osób, prywatnie. Czat jest wartościowy z wielu względów: pozwala uczestnikom zadawać pytania do tematu bez przerywania spotkania oraz pozwala udostępniać pliki i linki.
Rada dla prowadzącego: Przed spotkaniem, aby ułatwić sobie pobieranie dokumentów z czatu, przygotuj plik z linkami, którymi będziesz się dzielił i/lub stwórz folder z dokumentami, które będziesz udostępniał.
Stosuj wirtualne tła
Przekonanie kolegów i klientów, aby traktowali Cię poważnie może zostać zachwiane przez stos prania, zabawki, czy brudne naczynia stojące za tobą. Na szczęście, kilka narzędzi do wideokonferencji ma na to sposób. Wirtualne tła Zoom pozwalają zamienić otoczenie na dowolne zdjęcie lub film. Możesz je wybrać z biblioteki lub załadować własny plik.
Niektóre aplikacje, jak np. Microsoft Team pozwalają na zamazanie tła.
Zachęcaj do komunikacji niewerbalnej
Wiadomości niewerbalne, takie jak język ciała, ton, gesty i kontakt wzrokowy pozwolą uczestnikom zrozumieć intencje kryjące się za komunikatem. Również dla Ciebie reakcja rozmówców jest ważna, gdyż dzięki niej widzisz czy (i jak) zrozumieli twój przekaz. Jako organizator, możesz być świadom swoich niewerbalnych przekazów (takich jak uśmiechy, potakiwanie, itp,) które wzmacniają pozytywną komunikację, ale jako uczestnik, przedstawianie właściwych niewerbalnych przekazów może stanowić wyzwanie. Zoom ma dwie funkcje, które mogą pomóc:
• Reactions (Reakcje) Uczestnicy mogą reagować w trakcie spotkania poprzez klaskanie ???????? lub wysyłanie kciuków ????????. Te reakcje pojawią się na ekranie i znikną po kilku sekundach.
• Nonverbal Feedback (Odpowiedź niewerbalna): Po uruchomieniu funkcji przez Ciebie, jako organizatora, uczestnicy obok swojego imienia mogą umieszczać ikonki jako wiadomość wysyłaną grupie bez przerywania spotkania. Ikonki przedstawiają takie komunikaty, jak: podnieś/opuść rękę, tak/nie, zwolnij/przyspiesz, zgadzam się/nie zgadzam się, oklaski, potrzebuję przerwy, oddaliłem się.
Na początku spotkania, zaznajom uczestników z tymi funkcjami nie tylko biernie, ale zachęcaj grupę, aby reagowali mówiąc wprost: podnieś rękę, jeśli masz pytanie, daj kciuka w górę, jeśli się zgadzasz, daj znać jeśli chcesz przyspieszyć.
Spróbuj grupowania (break-out rooms)
Funkcja break-out rooms w programie Zoom daje możliwość podzielenia uczestników na mniejsze grupy. Może to być dobrym pomysłem, gdy prowadzisz spotkania zespołu, które wymagają współpracy pomiędzy uczestnikami. Przy zbyt dużej grupie, uczestnicy walczą o czas, aby móc podzielić się pomysłami, przemyśleniami czy obawami. Mniejsze grupy pozwalają członkom zespołu na uzyskanie szybkiej reakcji zwrotnej, uczenie się od siebie nawzajem i nawiązywanie porozumienia. Jako organizator masz możliwość przypisania uczestników do mniejszych grup – pokoi, przełączać ich pomiędzy pokojami oraz ustawić czas, po którym uczestnicy automatycznie powrócą.
Ankiety
Funkcja ankiet w programach Skype for Business i Zoom pozwala tworzyć kwestionariusze pojedyncze i wielokrotnego wyboru. Ankiety są cenne, gdyż sprawdzają zaangażowanie i dają natychmiastową odpowiedź, którą inaczej trudno uzyskać w środowisku wirtualnym.
Stosuj ankiety:
Źródło: Microsoft
• Przełam lody – na początku spotkania, zadaj uczestnikom zabawne pytania, jak np. Koty czy psy, ulubione potrawy, czy najlepszy moment pracy zdalnej. Te pytania może są banalne, ale stanowią doskonały sposób aby stworzyć swobodną atmosferę i zachęcić do interakcji pomiędzy członkami grupy.
• Sprawdzaj udział – po spotkaniu, przeprowadź szybką ankietę, aby przekonać się, czy treść była dla uczestników wartościowa.
• Kieruj agendą – jeśli masz dużo do omówienia w krótkim czasie, przeprowadź ankietę, które tematy powinny być priorytetem. Sprawisz, że członkowie grupy zaangażują się i poczują się docenieni.
Ucz się i wzmacniaj
Jeśli po raz pierwszy jesteś organizatorem wideokonferencji, myśl, że miałbyś zebrać klientów lub kolegów na wirtualnym spotkaniu może wydawać się przerażająca, ale ważne jest abyś podjął działania już teraz. „Nie możesz nic nie mówić” – przekonuje Fox Wimmer. “Najlepszym antidotum na strach jest edukacja.”
Możesz zrobić następujące rzeczy:
• Poznać funkcję platformy, którą stosujesz.
• Być na bieżąco z tym, co dzieje się na twoim lokalnym rynku.
• Czytać skrypty i odgrywać role, które mogą pomóc rozwiać obawy klientów.
• Zrozumieć taktyki.
Jeśli wciąż się denerwujesz, nie przechodź przez to sam. „Zaproś osobę, z którą współpracujesz czy koordynatora transakcji aby wspólnie z tobą poprowadził spotkanie” mówi Fox Wimmer. „Im dłużej jesteśmy w tej sytuacji, tym więcej osób będzie potrzebować poczucia wspólnoty i kontaktów z innymi. Istnieją niezliczone sposoby, dzięki wykorzystaniu platform móc oferować wartość. Zastanów się, na czym chciałbyś się skupić i zbuduj wokół tego plan.
